La industria MICE y el turismo corporativo en general fueron fuertemente golpeados por la pandemia, donde los eventos se realizaron exclusivamente online o con fuertes restricciones de aforo y distanciamiento.
Hoy, se espera que este sector recupere un 87% de sus niveles prepandemia durante la primera mitad del 2023, reactivando así una importante conversación sobre cómo garantizar la seguridad en los eventos corporativos.
A continuación, se conocerá en qué consisten los eventos MICE y cuáles son las precauciones y medidas de emergencia que se deben tomar para que sean exitosos.
¿Qué son los eventos MICE?
El turismo MICE, también conocido como turismo empresarial, engloba todas aquellas actividades que pueden efectuarse en el contexto de un viaje de trabajo. Las siglas MICE representan las palabras Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions, en inglés (Reuniones, Incentivos, Conferencias y Eventos).
Se estima que anualmente el turismo MICE mueve a 280 millones de turistas corporativos alrededor del mundo y se destaca porque sus eventos ocurren durante todo el año sin depender de la estacionalidad.
Importancia de la seguridad en eventos corporativos
La seguridad es una de las aristas más relevantes de un evento MICE y de toda instancia que busque reunir a un amplio grupo de personas en un solo espacio. Tomar las precauciones pertinentes ayuda a proteger la integridad física de los asistentes, incluyendo el personal de apoyo y los organizadores.
Cualquier accidente o enfermedad que se produzca como consecuencia de una mala prevención de riesgos, puede significar graves costos legales y financieros para la empresa que organiza e impacta negativamente su reputación.
Establecer estos protocolos y la percepción de seguridad que se pueda tener de este tipo de reuniones también es clave para la reactivación de la industria MICE, ya que permite construir confianza con los asistentes en el contexto postpandemia.
¿Qué precauciones se deben tomar en eventos MICE?
Tener claras las medidas de prevención y cómo reaccionar ante emergencias es necesario para la tranquilidad de los asistentes y de la empresa que organiza el evento.
1. Seleccionar proveedores con criterios de seguridad
Las precauciones en eventos corporativos deben comenzar por selección de proveedores. Por ejemplo, la compañía que se reserve para el catering tiene que utilizar medidas de sanidad al preparar la comida.
Trabajar con proveedores que garanticen estas prácticas va a ayudar a que los distintos elementos de la actividad cumplan con un estándar de seguridad y va a facilitar el trabajo de los organizadores.
2. Evaluar elementos de riesgo
Es importante evaluar todos los elementos de riesgo que puedan estar asociados a la ubicación del evento MICE, las actividades que se van a realizar y la movilidad de los asistentes.
Para esto, es conveniente contar con la asesoría de expertos que determinen cuáles factores pueden solucionarse con anticipación y cuáles no, para estar pendientes durante el transcurso de esta instancia.
3. Definir planes de evacuación
Siempre deben existir planes vigentes en caso de que se deba evacuar la actividad, esto es especialmente valioso para eventos internacionales donde los invitados no conocen su entorno.
Este plan debe incluir un plano de las instalaciones, las vías de evacuación con flechas indicando el camino a seguir, el nombre de las calles exteriores y símbolos que representen factores de riesgo, extintores y/o alarmas.
4. Garantizar vías de acceso vehiculares y peatonales
En conjunto con lo anterior, es necesario considerar que en caso de una emergencia las personas querrán alejarse lo más pronto posible del lugar por lo que las zonas de tránsito deben permanecer despejadas.
Deben poder hacerlo tanto en vehículo como a pie en orden y con calma. Evitar el bloqueo de las vías de acceso siempre es prudente, ya que también garantiza que las personas puedan llegar al evento MICE sin complicaciones y permite el acceso de vehículos de emergencia.
5. Comunicación clara sobre medidas de seguridad
Antes y durante el evento es fundamental comunicar a los asistentes qué precauciones que deben tomar durante las actividades y cuáles son las medidas que se consideran ante emergencias.
Se puede traspasar esta información a través de un documento que se envíe a cada invitado, con carteles a lo largo del local y dependiendo de los riesgos, se puede incluso hacer una charla introductoria para detallar estos protocolos.
6. Abastecer todos los servicios básicos
En caso de una emergencia que requiera que las personas se queden en el sitio donde se realiza el evento MICE es esencial contar con todos los servicios básicos incluyendo comida, agua y artículos de higiene.
Contar con estos recursos permitirá que los invitados estén más cómodos, incluso si sienten ansiedad por lo que está ocurriendo y se generará una mejor impresión de la compañía que organiza.
7. Proveer coberturas de viajes internacionales
Cuando se trata de eventos que requieren que los invitados salgan del país, es conveniente ofrecer una cobertura de asistencia en viaje que asegure un respaldo 24/7 para evitar que deban incurrir en gastos personales o corporativos.
Una cobertura como esta puede asegurar asistencia médica, acceso a salones VIP y el seguimiento del equipaje en caso de que se extravíe.
Considerando la enorme cantidad de factores que se conjugan para hacer de un evento MICE seguro, es recomendable apoyar estas planificaciones en una agencia de turismo empresarial como Turavion.
Aquí encontrarás asesoría para las medidas que debe contemplar tu actividad, incluyendo orientación para la cobertura de asistencia en viaje enfocada en planes corporativos.
