Chile destaca por tener más de 36 acuerdos comerciales con 65 grandes economías del mundo. Para construir puentes con importantes clientes, socios y proveedores en base a las estrategias comerciales de cada organización, la planificación de eventos corporativos resulta crucial.
Cuando se adopta el rol de anfitrión de un evento MICE en el extranjero (reuniones, incentivos, conferencias, congresos y exposiciones), es posible posicionar a la empresa, ampliar sus redes de networking e ir al encuentro de los stakeholders. La tarea de organizarlos con éxito es un desafío en que nada puede quedar al azar, por lo que resulta fundamental tener en cuenta todo lo que implican.
Factores a considerar al planificar eventos MICE en otro país
Al realizar un evento corporativo en el extranjero, la distancia geográfica y las diferencias culturales crean retos que solo son posibles de superar con una planificación meticulosa. Esta empieza estableciendo objetivos claros y un presupuesto, para luego definir los siguientes puntos:
1. Elegir el destino adecuado
Una vez seleccionado el país, es necesario reflexionar sobre la ciudad y encontrar la ubicación exacta para el tipo de evento corporativo que se va a llevar a cabo. La mejor forma de hacerlo es evaluando lo siguiente:
- Costos de pasajes aéreos, alojamiento y alimentación para los asistentes.
- Presencia de aeropuertos internacionales y buenas conexiones de transporte terrestre.
- Que sea un lugar seguro, al que los asistentes puedan viajar con tranquilidad.
- Normas locales que puedan afectar el evento. Por ejemplo, las regulaciones sanitarias para los servicios de catering.
- Que tenga la infraestructura adecuada para las necesidades de los asistentes, como hoteles, restaurantes, etc.
Al mismo tiempo, hay que preguntarse cuál es el valor agregado que presenta la ubicación. Cuando se tienen distintas alternativas, es conveniente inclinar la balanza hacia las que presenten atractivos para hacer turismo MICE. Otro factor para incentivar la asistencia es tener en cuenta tendencias como el bleisure, ya que cada vez hay más viajeros de negocios que aprovechan sus días de vacaciones para conocer mejor un destino y divertirse.
2. Instalaciones para celebrar eventos MICE en el extranjero
Es indispensable conocer cuáles son los mejores centros de eventos o salones de convenciones que se encuentran disponibles en la ciudad y reservarlos con meses de anticipación, sobre todo si es en una época de alta demanda turística en la zona.
De acuerdo con la estación del año, se puede llevar a cabo en exteriores, con el fin de aprovechar el encanto del entorno natural, o contemplar la posibilidad de hacerlo dentro del mismo hotel en el que se encuentran los invitados.
Lo principal es elegir un lugar que garantice la comodidad de todos los asistentes, no solo en cuanto a tener el espacio suficiente para albergar a la cantidad de personas que se convoquen, sino también que brinde el mobiliario necesario, baños impecables, calefacción y aire acondicionado según lo requiera el clima de la región, además de servicios audiovisuales.
3. Comprender y respetar la cultura local
Es esencial entender las normas culturales del destino y sus costumbres. Desde un principio hay que tener claros los días festivos o grandes eventos religiosos, para no coincidir con ellos. Al mismo tiempo, hay que saber hasta qué hora funciona el comercio y considerarlo en la programación del evento.
Conocer las costumbres locales es indispensable al hacer negocios, ya que las reglas de etiqueta abarcan desde el comportamiento en la mesa hasta la mejor manera de saludar y esto tiene un gran impacto en los resultados. Por ejemplo, si se viaja a Japón, llegar con un regalo será bien recibido, mientras que mirar a los ojos no demuestra respeto. En la misma lógica, en la India un banquete vegetariano sería lo más universal considerando la connotación religiosa que se le da a la carne de res en ese país.
4. Encontrar proveedores confiables
Para entregar una experiencia positiva y enriquecedora al ser anfitrión en el extranjero, la coordinación con los proveedores no puede fallar. Al estar en el propio país, temas como entregar carpetas, lápices, folletos o regalos corporativos se hacen más simples. En este caso tienen que llegar al lugar de destino sin demora.
Por otra parte, el servicio de catering requiere cotizar con diferentes proveedores y elegir la opción que mejor costo-beneficio garantice, sin perder la calidad ni la oportunidad de integrar la gastronomía local. Todos estos acuerdos deben ser confirmados por escrito para que no fallen el día de la convocatoria y, aun así, no está de más tener un respaldo.
5. Información actualizada y funcional para los invitados
La experiencia entre la empresa y sus contactos comienza desde el momento en que estos deciden asistir, sobre todo porque se trata de un viaje a un país que les puede resultar desconocido. Antes de partir deben saber si necesitan gestionar una visa o vacunas específicas, cuál es la moneda nacional y si se aceptan dólares. Según el destino puede establecerse un código de vestimenta, para evitar que sea inapropiada culturalmente, de manera que los invitados no pasen por situaciones desagradables.
En el lugar de encuentro inicial, que puede ser el aeropuerto, los asistentes deben saber quién los va a ir a buscar, hacia dónde deben dirigirse, cómo llegar, si se les facilitará un servicio de transporte terrestre y guías que les ayuden a superar posibles barreras idiomáticas. Todo esto marcará la diferencia, ya que demuestra el profesionalismo de la empresa y que se puede confiar en ella.
Realiza eventos MICE impecables en el extranjero
Cuando una actividad de negocios en el extranjero sale a la perfección, los participantes interactúan con profesionales de diferentes partes del mundo y se abren oportunidades únicas de networking, aprendizaje y crecimiento empresarial. Por esta razón, es recomendable dejar todo en manos de un experto en planificación de eventos corporativos como Turavion.
Contamos con las herramientas tecnológicas necesarias, contactos con proveedores y exitosas experiencias de turismo MICE que demuestran nuestra eficiencia. A su vez, como partners exclusivos en Chile de la Red Global FCM Travel, entregamos soluciones únicas en gestión de viajes a nivel internacional, con un alcance en más de 100 países.
