Los eventos de capacitación laboral tienen un valor muy importante para el desarrollo de las empresas. Según el informe Workplace Learning Report 2023 de LinkedIn, las habilidades que se necesitan de los trabajadores en el entorno laboral podrían cambiar hasta un 50% para 2027. De ahí la importancia de la formación continua.
Muchas empresas comienzan sus capacitaciones masivas en marzo y abril, por eso es necesario conocer el proceso de organizar este tipo de eventos y los factores que se deben tener en cuenta. En este artículo, se explican los más relevantes.
¿Qué tomar en cuenta al organizar eventos de capacitación?
Un evento de capacitación laboral exitoso involucra una planificación detallada y es el resultado de tener bajo control la suma de diversos elementos.
1. Modalidad presencial vs. online
Según números SHRM, el 70% de los colaboradores prefiere los cursos de capacitación en línea, mientras que el 63% prefiere la capacitación en persona. Elegir el formato adecuado depende de las necesidades de aprendizaje.
Algunos tema se asimilan mejor de manera presencial, especialmente si requieren de practicar con otras personas. En cambio, los temas teóricos o que no requieren de interacción física pueden adaptarse bien a un formato en línea.
Hay que considerar los beneficios para los participantes en cada modalidad y si son equivalentes, realizar lo más práctico para la empresa.
2. Enfoque según el público de la capacitación
El perfil del público influye en la organización del evento, ya que determina la atmósfera apropiada para satisfacer las expectativas de los asistentes.
En un entorno distendido, la decoración y el diseño pueden ser más relajados e igualmente, se puede incluir opciones de alimentación como estaciones de comida o buffet.
Para la formación de altos cargos es preferible una apariencia más sofisticada y profesional en el ambiente. Adicionalmente, el catering cambia, ya que es más apropiado optar por ofrecer un menú.
3. Presupuesto
Dentro de los muchos ítem a considerar, está prepararse si los participantes vienen de otras regiones del país o de zonas apartadas, para considerar costos de alojamiento y, junto con esto, un vehículo de transporte hacia y desde el sitio del evento.
Uno de los elementos que requiere mayor detalle es el catering, esta vez en términos del tiempo que dura la actividad, para saber si se incluirán refrigerios, coffee-breaks, almuerzos, cenas, entre otros. En cuanto a la cantidad, se debe buscar un equilibrio según el número de participantes, pues es muy mal visto que sea insuficiente, pero un exceso puede causar pérdidas económicas a la empresa.
Punto aparte, están los costos del alquiler del centro de eventos, que pueden variar según la ubicación, el tamaño y las características de las instalaciones.
4. Agenda y programa
Contar con una agenda bien estructurada garantiza el máximo aprovechamiento del tiempo, para que los colaboradores culminen la capacitación con los conocimientos y habilidades esperadas. En este punto, es importante asegurarse de que los contenidos sean relevantes para el público objetivo.
En cuanto a la planificación de fechas y horarios, se deben evitar conflictos con festividades nacionales, el aniversarios de la empresa e incluso grandes eventos deportivos. Esto podría afectar la atención de los participantes durante su formación.
5. Logística de la capacitación laboral
Se debe elegir un centro de eventos con una ubicación de fácil acceso, teniendo en cuenta el tamaño del grupo y las necesidades de espacio de las actividades. El lugar debe contar con las instalaciones y equipos necesarios, como proyectores, conexión a internet y sistemas de audio.
También es valioso evaluar si hay participantes con restricciones alimentarias o movilidad reducida, pues esto va a determinar las adecuaciones necesarias, como un menú diferenciado, rampas, baños acondicionados, entre otras características, como las necesidades de transporte de los colaboradores.
6. Personal de asistencia
Según el número de asistentes, las necesidades de los participantes y la duración del evento, se hace necesario contar con personal para brindar asistencia.
El staff puede garantizar que los espacios estén preparados y que los participantes sepan a dónde dirigirse en cada momento. También se pueden encargar de la distribución de la comida y la limpieza del espacio, si el centro de eventos no lo incluye.
Así mismo, en caso de que surjan problemas con el equipo audiovisual, la conexión a internet y otros dispositivos electrónicos, deben estar preparados para resolverlo rápidamente y evitar interrupciones.
¿Por qué dejar la organización de eventos corporativos en manos de profesionales?
Las capacitaciones son una valiosa ocasión para reforzar los conocimientos y habilidades del personal, sin embargo, son muchos los aspectos a los que se debe prestar atención para que estos eventos cumplan su objetivo.
Contratar servicios profesionales llevar a cabo sus capacitaciones, permite a las empresas delegar todas las etapas del proceso para evitar errores y sacar el mayor provecho al presupuesto disponible, además de cuidar su imagen.
Llegado el momento de elegir a expertos en la organización de eventos corporativos, hay que evaluar si incluyen la gestión de tickets aéreos, traslados y hotelería, alquiler de salón de eventos, catering, producción audiovisual, planificación y reportes de ahorros, supervisión en terreno de eventos, entre otros.
Al contratar a Turavion, las empresas obtienen una organización de eventos corporativos eficiente y profesional con todos los servicios antes mencionados. Esto se traduce en la optimización de tiempo y recursos, asegurando que el evento se desarrolle de la mejor manera.
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