A la hora de posicionar a tu empresa y desarrollar sus relaciones, tanto internas como externas, la organización de eventos corporativos juega un papel importantísimo. No por nada, según cifras de Endless, el 80% de las compañías que exceden sus metas, aumentan su presupuesto para eventos al año siguiente.
Ya sea una conferencia, una exposición o la presentación de alguna novedad, un evento corporativo es un hito que afianza el espíritu y la imagen de tu empresa. Para que esto ocurra, es necesario poner especial atención a los detalles y dedicar tiempo a cada aspecto.
7 elementos fundamentales para eventos corporativos
Con todas las horas de trabajo y esfuerzo que toma la producción de un evento hay elementos que no puedes dejar pasar para hacer que un evento de negocios sea un éxito.
1. Elegir una fecha ideal
Si un evento corporativo queda programado para el mismo día que otra actividad importante para tus colaboradores o invitados, todo su desarrollo estará en riesgo. Lo mismo sucederá en una fecha en que algún evento masivo pueda dificultar el transporte o que la temperatura no sea la indicada para la dinámica del evento. Es poco probable que alguien quiera asistir a una actividad al aire libre en un día frío.
Por esto, elegir la fecha es un paso importantísimo para posicionar tu empresa de forma adecuada. De ella dependerán tanto la cantidad de personas que podrán asistir como la dinámica que se desarrollará.
2. Definir responsabilidades para la producción de eventos
Cuando tantos elementos entran en juego y exigen su debida atención, es probable que no lo puedas lograr sin la ayuda adecuada. Organizar un buen evento de negocios es una tarea que requiere de tiempo, atención y cierta pericia. Nadie puede hacerlo solo.
Por lo mismo, es necesario partir por definir un equipo competente en el cual se distribuyan de forma clara cuáles son las tareas y los plazos. Debes considerar que, si designas a tus propios colaboradores, tendrán que compatibilizar este proyecto con sus demás cargas de trabajo. Contar profesionales que se dediquen a la producción de eventos puede asegurar una organización más eficiente.
3. Establecer una imagen corporativa
Para que tu evento brinde una buena imagen a tu organización, es importante que la cultura empresarial se vea reflejada en cada detalle. Según tu propósito puedes definir un evento más formal o flexibilizar el código de vestimenta para hacerlo más cercano.
Igualmente, una decoración con los colores corporativos te será de gran ayuda para dejar una impresión duradera en los invitados y que asocien el evento con tu empresa. También es aconsejable incluir regalos prácticos como lápices, libretas o bolsos con tu logo.
4. Un presupuesto acorde
Definir un presupuesto claro es una necesidad vital para la organización de un evento, sea cual sea su objetivo Encontrarse con un presupuesto insuficiente en medio del proceso puede afectar el proyecto y obligar a cambiar las prioridades o hacer recortes que perjudiquen el evento.
No es necesario incurrir en grandes gastos, lo importante es definir uno que se ajuste a tus metas corporativas, que sea administrado de forma inteligente y organizada con todos los respaldos y registros de las compras que se realicen, que idealmente consten en un informe.
5. Invitaciones atractivas y chequeo de confirmados
La redacción de las invitaciones, el envío de correos electrónicos y las campañas de redes sociales deben estar bien orientadas y alineadas. Si no asisten suficientes invitados o no llegan colaboradores importantes, el evento no tendrá los mismos resultados. Igualmente, tener demasiada gente puede ser un gran problema logístico.
Mantener al día tu lista de invitados y tener claros los asistentes en tu fecha límite será clave para el desarrollo de la actividad y requiere del 100% de atención de los encargados.
6. Un espacio que cautive
Entre tantos lugares para eventos corporativos, la clave para conseguir el indicado es encontrar el más adecuado para tus objetivos según tu presupuesto. Habiendo definido un propósito claro, el desafío es buscar un lugar que materialice la imagen que tu empresa quiere entregar, se preste para la dinámica, sea accesible o incluya servicio de transporte.
7. Un servicio de catering a la medida
Un catering insuficiente o uno que no se adecúe bien a la modalidad y horario del evento son errores comunes que pueden impactar de forma muy negativa el resultado. Es importante que las bebidas y comidas acompañen las actividades de forma fluida, para permitir que todos los participantes se sientan cómodos. En este sentido, todo detalle cuenta, desde bebidas a una temperatura refrescante hasta cuidar la cadena de frío y con ella la salud de los asistentes.
Evita inconvenientes al trabajar con profesionales en producción de eventos
Contactar expertos que se dediquen a la producción de eventos corporativos es la manera más confiable de asegurar un hito exitoso y que toda tu inversión se traduzca en una buena experiencia, ya que las agencias especializadas no dejan nada al azar y conocen los mejores datos de proveedores y lugares para eventos corporativos.
En Turavion ofrecemos un servicio especializado en la producción de todo tipo de eventos corporativos, que personalizamos según los objetivos y necesidades de tu empresa. Estamos preparados para hacernos cargo de manera eficiente de tickets aéreos, traslados, hotelería, salón de eventos, catering y producción audiovisual, optimizando los costos.
