A pocos meses de la llegada del fin de año, las empresas comienzan a sentir la necesidad de realizar los preparativos respecto a las celebraciones fiestas de estas fechas. Es por esta razón que trataremos los aspectos clave a considerar para ofrecer un evento único y una experiencia inolvidable para los invitados.
Planear un buen evento corporativo no solo permite dar una buena imagen, sino también entregarle atención a los colaboradores y demostrar el agradecimiento que se les tiene. Este tipo de festejos fomenta la retención del talento, ya que el 50% de los empleados considera un buen ambiente laboral como una razón para permanecer en la empresa.
Según Davenport, es posible invertir en la capacidad, habilidad, conocimiento y talento de las personas, pero alcanzar las esferas de su comportamiento y esfuerzo, requiere de estímulos entregados por la empresa, que fomenten el capital social, es decir la red que permite el crecimiento y la expansión de la organización.
Los 6 factores principales a considerar para un evento de fin de año exitoso
Para alcanzar los beneficios antes mencionados y entregar una experiencia memorable, no se puede descuidar poner atención a ciertos preparativos
1. Elegir una fecha adecuada
Lo primero a tener en cuenta es el tiempo disponible y el que se requiere para planificar eventos tan grandes como lo son los corporativos, para eso hay buscar una fecha oportuna y enlistar a los invitados. Esto permitirá organizar de mejor manera a los miembros de la empresa que asistirán al evento, de manera que participe la mayoría y qué necesidades hay que considerar para evitar contratiempos.
2. Buscar un espacio adecuado con antelación
Ya con un número, puedes destinar tiempo a buscar un sitio adecuado para tu personal y proveedores en caso de ser necesario. Se recomienda hacerlo con un mínimo de dos meses antes de anticipación, lo que permitirá cotizar lugares a buen precio. Además, debido a la alta demanda de espacios durante estas fechas, buscar uno de manera tardía podría aumentar los costos de arrendamiento e inclusive correr el riesgo de no encontrar uno.
3. Considerar el evento en el presupuesto anual
Sentirse importante para la empresa puede convertir a un empleado satisfecho en uno comprometido y si se logra consolidarlo con un equipo, este aumenta su rentabilidad en al menos un 21%. Es por esto que hay que considerar esta inversión dentro de los gastos generales.
Tener esto presente ayudará a destinar fondos para buscar un buen sitio físico, música en vivo, iluminación, banquetearía y los servicios se busque entregar. Esto es imprescindible para una correcta gestión de este tipo de fiestas.
4. La tecnología como aliado
Las apps son herramientas útiles y cada vez más comunes en eventos corporativos, es por eso que diseñar una app móvil y que los asistentes al evento puedan descargar es algo a tener en cuenta. Ejemplos del uso de esta app pueden ser la de confirmar asistencia, realizar votaciones, reservaciones de mesas, etc.
Además, se pueden programar opciones para vincular esta app con las redes sociales de los invitados y que estos puedan compartir fotos y videos del evento. De no ser posible hay servicios profesionales de producción de eventos que ejecutan estas funciones.
5. Regalos y recuerdos corporativos
Un detalle no menor y que es muy agradecido por las personas que asisten a esta clase de eventos es entregar un regalo o recuerdo que tenga que ver con la organización. Ejemplos de esto pueden ser agendas, calendarios o libretas corporativas. Se recomienda un objeto funcional que puedan utilizar durante su trabajo y que tenga el logo de la empresa representando la cultura organizacional. Esto no solo ayudará a dar un estímulo y demostrar aprecio, sino que influye en la recordación del evento a lo largo del año.
6. Siempre tener un plan B
Hay que pensar que para este tipo eventos, Santiago es una de las principales ciudades donde se realizan. Al tomarlo como ejemplo entenderemos que debido a su centralidad y gran población, se pueden generar complicaciones con el tráfico. Otras localidades presentan diferentes desafíos, por esta razón, siempre debe existir un plan de contingencia. Anticiparse a estos sucesos permitirá estar preparado, en caso de emergencia.
Asesoramiento profesional para eventos corporativos
Para tener una experiencia satisfactoria al organizar eventos, Santiago o regiones presentan desafíos, que se solucionan con una buena logística. En Turavion tenemos la capacidad de entregarte soluciones creativas e innovadoras para ejecutar un evento corporativo o fiestas de fin de año de la más alta calidad y que permita que tus colaboradores disfruten de la experiencia de trabajar contigo. Todo esto, gracias a nuestros más de 85 años de trayectoria.
Entre lo que podemos ofrecer para tus eventos corporativos encontrarás: traslados para los colaboradores dentro y fuera de la ciudad, hotelería, salón y producción de eventos, catering, producción audiovisual, tickets aéreos, entre otras opciones, siempre priorizando la optimización de costos y adecuándonos al presupuesto de tu empresa.
