No es un secreto que las experiencias inolvidables son fundamentales en el turismo MICE (reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones), pues el componente emocional influye directamente en la percepción de valor, lo que a su vez fortalece las alianzas comerciales y, en consecuencia, mejora el Retorno de la Inversión (ROI). Sin embargo, hay que tener presente que el verdadero valor de un evento corporativo no se limita al encuentro en sí mismo, sino que comienza mucho antes y se extiende mucho después.
En ese sentido, los organizadores deben saber cómo aprovechar cada etapa del ciclo de un evento. Si lo logran, podrán obtener mejores resultados tanto económicos como en posicionamiento de marca y generación de oportunidades de negocio.
¿Cómo maximizar el impacto del turismo MICE antes y después del evento?
No importa si se trata de un congreso, una feria, un viaje de incentivos o cualquiera de los diferentes tipos de eventos MICE, la maximización del impacto se logra cuando el evento se planifica y ejecuta en el marco de una estrategia integral que abarque actividades valiosas para las fases “pre” y “post” del encuentro.
1. Experiencias pre-evento
La correcta organización de eventos corporativos y empresariales siempre abarca algunas actividades previas al encuentro, como la promoción estratégica del destino y la entrega de guías formales con información detallada del encuentro. Sin embargo, es posible ir mucho más lejos con experiencias que ayuden a generar expectativa y conexión desde el inicio. Por ejemplo:
- Tours personalizados: abarcan desde visitas a puntos de interés en la ciudad anfitriona del evento, hasta recorridos corporativos y experiencias gastronómicas o enoturísticas.
- Encuentros previos con stakeholders: reuniones B2B privadas, cenas ejecutivas, paneles exclusivos, visitas técnicas o workshops de co-creación, entre otras experiencias que propicien el networking dirigido.
- Recorridos temáticos: pueden considerarse algunas rutas del patrimonio o la arquitectura local, talleres culturales, visitas a parques industriales y hasta actividades de senderismo.
La elección específica de la actividad depende del perfil de los asistentes, pero siempre generará valor individualizado y reforzará el storytelling del evento, lo cual es clave para impulsar el voz a voz positivo antes de que inicie el programa formal.
2. Experiencias posteriores al evento
Finalmente, la organización de eventos corporativos y empresariales tiene que considerar acciones orientadas a capitalizar el vínculo emocional creado durante el evento y la fase previa. Por ejemplo:
- Seguimientos digitales: incluyen el envío de emails de agradecimientos personalizados, newsletters, encuestas de retroalimentación y contenido de valor, como grabaciones de conferencias, galerías de fotos y resúmenes infográficos. Estas aumentan la vida útil del evento mientras mantienen las relaciones entre anfitrión y asistentes.
- Dinámicas de fidelización: en este ámbito destacan los programas de recompensas y acciones que puedan mantener a los asistentes dentro del ecosistema relacional del organizador, como acceso prioritario a futuras convocatorias y membresías VIP.
- Actividades recreativas: los organizadores también pueden incluir en el programa experiencias turísticas de bleisure, que hoy en día es una de las tendencias en eventos empresariales de mayor impacto en el mundo MICE. También están los encuentros informales de networking y los eventos sociales de cierre que favorezcan relaciones más relajadas, como un afterwork con música en vivo y mixología local.
Importancia de la personalización en el turismo MICE
Sea cual sea la dinámica que se elija, tanto antes, durante o después del evento, no hay que olvidar que la personalización de las experiencias es crucial. De hecho, el 77% de los clientes B2B tiene una mayor disposición a comprometerse con una empresa cuando reciben experiencias adaptadas a sus necesidades.
Para personalizar las experiencias en los eventos MICE, se pueden tomar distintas acciones, como por ejemplo:
- Antes del evento: invitaciones personalizadas, encuestas para conocer preferencias.
- Durante el evento: contenido segmentado, regalos personalizados, comida adaptada a diferentes gustos y restricciones alimentarias.
- Después del evento: contenido del evento según el perfil, sugerencias o invitaciones VIP para próximos eventos según sus intereses.
El impacto del turismo MICE es aún mayor cuando se trabaja de la mano de un aliado estratégico
Como puede verse, los diferentes tipos de eventos MICE pueden ser una inversión estratégica con múltiples dimensiones de valor, especialmente cuando la planificación involucra las fases previas y posteriores al encuentro en sí.
Y aunque esta es una premisa que puede decirse con facilidad, en la práctica requiere una planificación detallada y minuciosa: es fundamental construir un programa bien estructurado y equilibrado, con actividades y requerimientos seleccionados estratégicamente para responder a necesidades y expectativas específicas, todo dentro del marco del presupuesto y las políticas de la empresa. Un solo paso en falso podría traducirse en una mala experiencia para los asistentes o en pérdidas económicas.
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