El psicólogo norteamericano Abraham Maslow reconoció en su famosa Pirámide de Maslow que el ser humano necesita satisfacer 5 necesidades para poder sentirse motivado. Una de ellas tiene que ver con el reconocimiento y bien puede aplicarse a los viajes de incentivos para empresas.
Pero antes de tomar un mapa y llamar a la agencia de viajes, es importante dar atención a ciertos factores en este aspecto de los viajes como incentivo.
Los siguientes son los más destacados.
1. Objetivo del viaje vs. gustos de los viajeros
El departamento de recursos humanos debe evaluar qué se logrará con el viaje. Por ejemplo, algunos colaboradores pueden sentirse satisfechos viajando a otros lugares para capacitarse mediante algún curso o entrenamiento.
Otro objetivo pudiera ser el descanso en entornos paradisíacos como recompensa por el cumplimiento de metas laborales. En todo caso, dentro del plan de viaje hay que analizar a los viajeros, sus gustos, preferencias y expectativas.
2. ¿Cuántos viajarán?
Este punto es clave a nivel financiero y logístico. La junta directiva debe evaluar si se pueden cubrir holgadamente los gastos que genera un viaje para un determinado grupo de personas.
Además, según la cantidad de viajeros, es sumamente valioso preparar con antelación lo relacionado con la reserva de boletos, hotel, transporte, alimentación y otros servicios adecuados para todos.
Hay que recordar que es un viaje de incentivos laborales y si las metas fueron logradas en grupo, no debería quedar ningún colaborador exento.
3. ¿En qué temporada se hará el viaje?
Planificar la época del año en la cual se viajará puede ser beneficioso. Por ejemplo, algunas agencias de viaje preparan atractivas promociones que incluyen recorridos por algunos sitios de interés dependiendo de la fecha del viaje.
En ocasiones puede resultar mejor viajar fuera de temporadas. Algunos hoteles y lugares turísticos están más despejados y los costos suelen ser más económicos. Y, por otro lado, hay épocas del año, como Navidad y fechas de cumpleaños, donde los colabores evitan el turismo de negocios y prefieren reunirse en familia.
4. Seguridad en el lugar de destino
Antes de elegir un sitio hay que analizar que seguridad representa el sitio para los viajeros que llegan. Algunos sitios están catalogados como “zona roja” para turistas de algunas nacionalidades y. siendo así, el viaje pierde su esencia de incentivo.
En este aspecto, las agencias de viaje tienen amplia experiencia y es valioso dejarse orientar por sus recomendaciones.
5. La documentación debe estar completa y al día
En todo viaje, personal o de turismo de negocios, hay que revisar que la documentación esté completa y al día. Eso es especialmente importante si el viaje tiene como destino otro país.
El ingreso o salida en distintos aeropuertos se efectuará sin inconvenientes si la documentación está en regla. Algunas empresas tienen como costumbre tener disponible esta documentación en la nube por si llegara a requerirla alguna autoridad.
Algunos documentos que deberían estar al día son:
– Cédula de identidad.
– Pasaporte.
– Visa de entrada al país de destino (solo en algunos casos).
– Licencia de conducir internacional.
– Tarjetas de crédito.
– Certificado médico en caso de tener alguna enfermedad y seguros de salud internacionales.
– Acreditaciones al empleado si la empresa tiene vinculación militar, humanitaria o diplomática.
6. En tiempos de pospandemia, ¿está vacunado el grupo?
Hay que reconocer que la pandemia marcó un antes y un después en las gestiones de viajes y los aeropuertos ahora tienen estrictos protocolos sanitarios.
Algunos destinos exigen certificado de vacunación con esquemas completos y refuerzos a los viajeros más la prueba PCR al llegar. Con alguna frecuencia, la exigencia abarca algunos laboratorios, exceptuando otros y tienen tiempos de validez.
Sin embargo, se ha visto que gradualmente algunos países han ido eliminando estos requisitos sanitarios y por eso es necesario saber cuáles son al momento de elegir el sitio donde va a llegar el grupo.
7. El clima del lugar: factor de interés
En todo el mundo hay lugares con climas variables y poco predecibles en sus estaciones durante el año. A veces resulta imposible poder disfrutar de un sitio si las temperaturas son muy bajas o, por el contrario, muy elevadas. Adicionalmente, puede haber personas que son susceptibles a resfriados o patologías según el clima que perciba su cuerpo.
Para prevenir este factor hay que investigar como se comporta el clima en el sitio y advertir la vestimenta adecuada. Este tipo de sorpresas climáticas, para nada cuentan como incentivos laborales.
8. Es imperativo verificar que todos tengan seguro de viaje internacional
El suceso imprevisto es una realidad que puede entorpecer el plan de viaje, indistintamente de los cuidados que se puedan tener durante el viaje y la estadía.
En algunos países, los costos por un simple traslado en ambulancia o la atención en un hospital puede alterar el presupuesto estimado por la empresa. Por eso, es necesario que todo viajero cuente con un seguro de viaje que tenga asistencia médica internacional y, aunque no es lo deseado, que garantice la repatriación en caso de una enfermedad grave o fallecimiento.
Siempre será una prioridad mantener motivados a los empleados planificando viajes de incentivos para empresas.
En Turavion somos especialistas en organización de viajes de incentivos y podemos ofrecer todos los servicios para que el viaje resulte en un verdadero estímulo para tu equipo.
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