Los eventos MICE (reuniones, incentivos, conferencias, congresos y exposiciones) son fundamentales para establecer conexiones con stakeholders y generar oportunidades de negocio significativas.
Sin embargo, gestionar el turismo MICE presenta desafíos, especialmente en la maximización de la participación. Aunque un evento puede ofrecer una experiencia excepcional y múltiples beneficios, la baja asistencia puede poner en riesgo su éxito. Por suerte, existen diversas estrategias para asegurar un lleno total de asistentes.
¿Cómo aumentar la convocatoria a los eventos MICE?
La participación en todo evento aumenta cuando la experiencia ofrecida es atractiva y el contenido relevante para el público objetivo. Para ello, hay que tener en cuenta los siguientes factores:
1. Correcta elección del destino
La clave está en elegir el lugar específico más adecuado para eventos corporativos. Este puede ser bastante motivador para los asistentes si cuenta al menos con:
– Espacio suficiente para recibir a todos los participantes
– Ambiente acogedor y profesional
– Mobiliario confortable
– Conectividad
– Equipamiento audiovisual
– Áreas de descanso
– Servicios de catering
– Instalaciones accesibles para personas con discapacidad
– Cafetería y restaurante
– Espacios comunes para el networking profesional y la relajación entre sesiones
– Baños de calidad
Al mismo tiempo, los lugares para eventos corporativos deben ser fácilmente accesibles para todos los participantes. Hay que considerar factores como la proximidad a aeropuertos, las vías de acceso y hasta la disponibilidad de transporte público.
En cuento al destino, además de hoteles y restaurantes, nunca está de más contar con una rica oferta cultural, histórica o natural. Esto porque en la actualidad, el bleisure se ha vuelto crucial para las empresas, combinando turismo MICE con actividades recreativas y de placer.
2. Planificación anticipada
Al organizar eventos MICE, la improvisación no es opción si se busca garantizar una alta convocatoria. Cada detalle debe ser meticulosamente planificado, considerando su impacto en la asistencia.
Las fechas y horarios deben diferenciarse de otros eventos importantes del sector y evitar coincidir con períodos de alta actividad operacional para el público objetivo. Por ejemplo, si se trata de un congreso para contadores en Chile, puede ser contraproducente llevarlo a cabo en abril, porque es el periodo donde estos profesionales están ocupados con la Operación Renta.
3. Planificación de actividades innovadoras
Talleres prácticos, tours culturales o sesiones de networking profesional temáticas suelen resultar muy atractivos para los participantes.
Por ejemplo, según un informe de Sernatur, los principales atractivos de Chile como destino MICE son el contacto con la naturaleza y el enoturismo. ¿Por qué no elegir un destino cercano a una viña y ofrecer la oportunidad de recorrer sus campos y degustar sus vinos?
Ahora, si se desea centrarse en la temática del evento, se pueden diseñar actividades que sean educativas y entretenidas. Retomando el ejemplo del congreso para contadores, se podría realizar un panel interactivo con expertos del sector financiero para discutir reformas tributarias y cómo impactan en la práctica contable. Esto no solo proporcionaría información actualizada y relevante, sino que también fomentaría el debate y la interacción entre los participantes, enriqueciendo la experiencia del congreso.
4. Integrar tecnología avanzada
Según el mismo informe de Sernatur mencionado anteriormente, el sector MICE está experimentando una fuerte tendencia hacia la transformación digital de los eventos, con un creciente uso de tecnologías innovadoras como software de gestión avanzada, aplicaciones móviles, canales de comunicación digital, realidad virtual e incluso el metaverso.
Todo esto facilita la gestión mientras mejora la experiencia de los asistentes y el networking profesional. El uso de tecnologías avanzadas representa, por tanto, un atractivo adicional para el público objetivo.
5. Marketing efectivo
Sin una campaña de marketing para eventos MICE, difícilmente se asegurará una alta participación. ¿La razón? Sin una promoción efectiva, es difícil que el público objetivo se entere del evento.
De ahí la necesidad de utilizar diversas plataformas para darle visibilidad al evento y crear expectación. Esto incluye aprovechar las redes sociales, colaborar con influencers de la industria, pagar anuncios en medios especializados y aprovechar todo el poder del email marketing.
Cómo maximizar el presupuesto en eventos MICE
Por supuesto, gran parte de las decisiones que se tomen dependerán del presupuesto disponible. Para poder optimizar los recursos, es necesario hacer un presupuesto detallado, comparar diferentes precios y condiciones para encontrar las ofertas más convenientes, y monitorear continuamente los gastos.
Además, se pueden seguir algunos de los siguientes consejos:
– Vender entradas o inscripciones en caso de eventos como seminarios o conferencias.
– Buscar patrocinio y colaboraciones con entidades que estén interesadas en tener visibilidad a cambio de financiamiento.
– Crear alianzas estratégicas con otras empresas que puedan proveer, por ejemplo, lugares para eventos corporativos, catering, publicidad, etc.
– Negociar promociones y descuentos con proveedores y contratistas. Por ejemplo, se puede negociar la contratación de varios servicios a una misma empresa a cambio de un descuento considerable.
Con la gestión para eventos MICE de Turavion es posible maximizar la participación y crear experiencias inolvidables
Turavion es una agencia especialista en viajes corporativos y organización de eventos, convenciones e incentivos. Mediante tecnología avanzada, un equipo de expertos y alianzas con proveedores turísticos, puede ayudar a gestionar desde la elección del destino y la compra de los pasajes aéreos, hasta la producción audiovisual y el catering, incluyendo la supervisión en terreno el día del evento.
El resultado final será una solución integral e innovadora con la máxima satisfacción de los participantes. Conoce más sobre nuestros servicios y agenda una reunión con nuestros asesores.
